Zálohová faktúra sa používa vtedy, keď od zákazníka žiadate platbu vopred – napríklad zálohu alebo preddavok pred začatím práce či dodaním tovaru. V aplikácii sa zálohové faktúry spravujú oddelene od bežných faktúr, majú vlastné číslovanie a nájdete ich v zozname pod záložkou Zálohy.
Vytvorenie zálohovej faktúry
Zálohovú faktúru vytvoríte rovnako ako klasickú faktúru – kliknite na Nová zálohová faktúra, vyberte partnera, doplňte položky (napríklad "Záloha na objednávku č. 123" so sumou, na akej ste sa dohodli), a faktúru vystavte a odošlite. Zálohová faktúra podporuje rovnaké funkcie ako bežná faktúra: vystavenie, odoslanie e-mailom, QR kód na platbu aj zaevidovanie prijatej platby po jej úhrade.
Keďže zálohové faktúry majú vlastný číselný rad, neovplyvňujú číslovanie vašich riadnych faktúr ani cenových ponúk.
Vyúčtovanie zálohy
Keď je práca alebo dodávka hotová a chcete zákazníkovi vyfakturovať zvyšok (alebo celú sumu), otvorte príslušnú zálohovú faktúru a použite tlačidlo Vystaviť vyúčtovaciu faktúru. Aplikácia tým vytvorí nový koncept faktúry, do ktorého skopíruje položky zo zálohovej faktúry.
Dôležité: táto funkcia slúži ako rýchly východiskový bod, nie ako plne automatický výpočet. Vygenerovaná vyúčtovacia faktúra automaticky neodpočíta sumu, ktorú zákazník už uhradil na zálohovej faktúre. Pred vystavením si preto vyúčtovaciu faktúru skontrolujte a upravte – napríklad pridajte položku typu "Mínus prijatá záloha" so zápornou sumou, alebo priamo upravte celkovú sumu tak, aby zodpovedala tomu, čo zákazník ešte skutočne dlhuje.
Tipy
- Zálohovú faktúru nájdete v zozname faktúr cez filter/záložku Zálohy (URL
/invoices?kind=advance). - Po prijatí platby zálohu zaevidujte rovnako ako pri bežnej faktúre – platba sa prejaví v prehľade platieb aj na detaile faktúry.
- Vyúčtovaciu faktúru môžete vystaviť kedykoľvek po zálohovej faktúre, no vždy si pred odoslaním overte finálnu sumu, aby sedela so skutočnosťou.